De OV-chipkaart en jouw privacy

Als je de persoonlijke OV-chipkaart aanvraagt of gebruikt, komen de RET en Trans Link Systems B.V., de uitgever van de OV-chipkaart, in bezit van je persoonlijke gegevens maar ook van de reisgegevens die je met de OV-chipkaart aflegt binnen het RET-vervoersgebied. 

In alle gevallen geldt dat de RET met de grootst mogelijke zorgvuldigheid met je gegevens omgaat en zich houdt aan de eisen die de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), stelt.

De RET wil je graag meer specifiek informeren over hoe en door wie jouw gegevens worden verwerkt. 

Begrippenlijst

  • Persoonlijke OV-chipkaart: deze kaart wordt op jouw naam gezet en draagt een pasfoto. De kaart is geschikt voor het laden van een abonnement. Je kunt de kaart ook automatisch laten opladen. Jouw persoonlijke gegevens zijn bij Trans Link Systems bekend. Heb je een jaarabonnement, dan zijn jouw persoonlijke gegevens ook bij de RET bekend.
  • Anonieme OV-chipkaart: deze kaart is anoniem, dus niet op naam. Jouw persoonlijke gegevens zijn niet bij de RET en niet bij Trans Link Systems bekend. Nadat je saldo of een product op de kaart hebt geladen, is de kaart gebruiksklaar.
  • Een wegwerp OV-chipkaart is ook anoniem, dus niet op naam. Deze kaart is na aankoop meteen gebruiksklaar.
  • Trans Link Systems B.V. (TLS): dit is de kaartuitgever van de OV-chipkaart. TLS verwerkt aanvragen met betrekking tot de persoonlijke OV-chipkaart, zoals aanschaf, beëindiging, blokkeren bij verlies en diefstal, maar ook het aanvragen en beëindigen van automatisch opladen.
  • Persoonsgegevens: alle informatie over  een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
  • Reisgegevens: gegevens die bestaan uit de combinatie van specifieke datum-, tijdstip- en trajectgegevens. 

De OV-chipkaart en jouw persoonlijke gegevens

Je hebt de keuze uit twee OV-chipkaarten: de anonieme OV-chipkaart en de persoonlijke OV-chipkaart.

Anonieme OV-chipkaart

Bij de aanschaf van een anonieme OV-chipkaart zijn jouw persoonlijke gegevens niet bij de RET of TLS bekend.

Als je de anonieme OV-chipkaart gebruikt, ontstaan er wel reisgegevens maar omdat de kaart niet op (jouw) naam staat, komen de RET of TLS niet in het bezit van persoonsgegevens.

Doe je bijvoorbeeld bij de RET een aanvraag voor teruggave van geld, dan moet je bepaalde persoonlijke gegevens aan de RET geven. De RET gebruikt de door jou verstrekte gegevens uitsluitend voor het afhandelen van je aanvraag. De gegevens worden nog enige tijd bewaard voor onder meer controledoeleinden (link naar Tabel Bewaartermijnen).

Bekijk de productvoorwaarden van de anonieme OV-chipkaart

Persoonlijke OV-chipkaart

Een persoonlijke OV-chipkaart is op naam. Dat betekent dat je bij de aanvraag van deze kaart een aantal persoonsgegevens moet invullen. Die gegevens zijn ook nodig voor de verwerking van de transacties die je met de OV-chipkaart uitvoert.

TLS is de uitgever van de OV-chipkaart. Je kunt de persoonlijke OV-chipkaart via de website van TLS aanvragen. Vraag je de kaart liever schriftelijk aan? Dat kan. Je kunt hiervoor een aanvraagformulier ophalen bij alle RET Servicepunten en de RET Servicewinkel.

Bekijk de productvoorwaarden van de persoonlijke OV-chipkaart

Kaartovereenkomst met TLS

Omdat je de OV-chipkaart bij TLS aanschaft, ga je de kaartovereenkomst aan met TLS en niet met de RET. De RET verwerkt jouw aanvraag niet en je bent dan ook niet bij de RET bekend. Dit geldt ook voor de afhandeling van de overige aanvragen die betrekking hebben op de OV-chipkaart zelf, zoals bijvoorbeeld het product automatisch opladen.

RET abonnement

Het abonnement is een persoonsgebonden product dat op een persoonlijke OV-chipkaart wordt geladen. Je kunt een aantal abonnementen aanschaffen bij een kaartautomaat of online. Voor bepaalde abonnementen heeft de RET je persoonsgegevens nodig om de met jou gesloten overeenkomst goed te kunnen uitvoeren. Dit geldt bijvoorbeeld voor jaarabonnementen of het ABC-product. De RET legt de persoons- en de reisgegevens die beschikbaar komen als je reist met een persoonlijke OV-chipkaart met persoonsgebonden RET-reisproduct vast en verwerkt ze. Denk hierbij aan de abonnementen- en debiteurenadministratie en de check-in/check-out gegevens van je reizen die nodig zijn om de betaling van de reizen te verwerken.

RET diensten

Soms moet de RET over je persoonlijke gegevens beschikken om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Dat geldt voor zowel de persoonlijke als de anonieme OV-chipkaart. Denk hierbij aan de registratie van je jaarabonnement in de klantenadministratie en jouw bankrekeningnummer om restitutiebetalingen te kunnen doen.

Informatie over producten, diensten en aanbiedingen van de RET

Heb je de RET aangegeven dat je informatie over producten, diensten en aanbiedingen via e-mail wilt ontvangen, dan legt de RET de door jou verstrekte contactgegevens vast. Deze gegevens worden uiteraard alleen gebruikt voor het via e-mail toezenden van de betreffende informatie en niet voor andere doeleinden. Je kunt de toezending van informatie op ieder moment stopzetten door je voor deze mailings uit te schrijven. De RET verwijdert jouw gegevens dan zo spoedig mogelijk uit het bestand.

Wie is verantwoordelijk voor verwerking van gegevens?

OV-chipkaart

Je koopt de persoonlijke OV-chipkaart rechtstreeks bij TLS, de kaartuitgever. TLS is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die betrekking hebben op je kaart.
Meer informatie over het privacybeleid van TLS: www.ov-chipkaart.nl .

Vervoersabonnement

Je koopt het RET-vervoersabonnement bij de RET. De RET is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoons- en reisgegevens.

Bewerkers

Voor een goede uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst kan de RET bepaalde werkzaamheden laten uitvoeren door een andere organisatie. Bijvoorbeeld voor het maken van vervoersanalyses, het checken van restitutieaanvragen of het uitvoeren van werkzaamheden aan het OV-chipkaartsysteem. De RET maakt met deze partijen goede afspraken zodat de privacy van jouw gegevens gewaarborgd is. In alle gevallen geldt: de RET gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid met jouw gegevens om en houdt zich aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die de RET van je heeft, worden goed beveiligd tegen verlies of onrechtmatige toegang. Zo zijn je gegevens alleen toegankelijk voor medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de overeenkomst(en) met jou.

Bedrijfsdoelstellingen RET

De RET verwerkt in het kader van haar bedrijfsdoelstellingen bij de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn.
Deze bedrijfsdoelstellingen zijn in het geval van de OV-chipkaart:

1.   Uitvoeren van de aangegane overeenkomst (het RET reisproduct).

2.   Financiële administratie:
a. Debiteurenadministratie: debiteurenbeheer, waaronder het berekenen, innen of crediteren van vorderingen en het in handen stellen van vorderingen bij derden;
b. opbrengstadministratie.

3.   Klantenservice, afhandelen van:
a. vragen, verzoeken en klachten en het behandelen van geschillen;
b. gevonden en verloren voorwerpen;
c. verzoeken om restituties in verband met het gebruik van de OV-chipkaart.

4.   Naleven van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder bijvoorbeeld de Wet Personenvervoer 2000, de Wet bescherming persoonsgegevens en het laten uitvoeren van de accountantscontrole.

5.   Fraudemanagement, waaronder preventie, detectie en het nemen van maatregelen.

6.   Uitvoeren van marketingonderzoek en marketingacties (waaronder het onderhouden van contacten met [ex]reizigers voor de uitvoering van loyaliteitsprogramma’s) waarmee klantenbinding wordt bevorderd tussen geregistreerde deelnemers en de RET.

7.   Uitvoeren van marktonderzoek, genereren van managementinformatie, ontwikkelen van producten en diensten en verbeteren van de dienstverlening.

8.   Het verwerken van persoonsgegevens voorzover dat noodzakelijk is voor het op een verantwoorde wijze uitoefenen van de bedrijfsdoelstellingen.

De RET hanteert de volgende maximale bewaartermijnen voor direct of indirect herleidbare persoonsgegevens:

Onderwerp

Bewaartermijn

Uitvoering overeenkomst 18 maanden na transactie
Financiële administratie 18 maanden na transactie
Klantenservice (klantmeldingen per e-mail, post of telefoon) 18 maanden na transactie
Fiscale bewaarplicht 2 maanden na transactie
Fraudemanagement 18 maanden na transactie
Overige wettelijke verplichtingen 18 maanden na transactie
Fraude-maatregelen 60 maanden na transactie
Managementinformatie/rapportages/verbetering dienstverlening 13 maanden na transactie
Uitoefening bedrijfsdoelstellingen 18 maanden na transactie


De RET hanteert een maximale bewaartermijn van twee jaar voor direct herleidbare persoonsgegevens (NAW- en overige contactgegevens) die je bijvoorbeeld in het kader van de aanschaf van een abonnement of het verkrijgen van service aan de RET hebt gegeven.

De RET gebruikt de gedetailleerde reisgegevens niet voor marketingactiviteiten. Gaat de RET marketingcampagnes uitvoeren, dan worden de RET-klanten hierover tijdig en uitgebreid geïnformeerd. Wel gebruikt de RET reisgegevens voor onderzoek en analyse om de producten en diensten te verbeteren.

Soms is de RET verplicht jouw persoonsgegevens aan derden te geven. Bijvoorbeeld op vordering van de politie of justitie. Maar ook omdat dat noodzakelijk is in het kader van de met jou gesloten overeenkomst (TLS, Belastingdienst, incassobureau, accountant). De RET stelt jouw persoonsgegevens niet aan derden ter beschikking voor commerciële doeleinden. Ook zal de RET jouw persoonsgegevens niet aan derden verkopen.

Koppeling persoonsgegevens en reisgegevens

De RET heeft de persoonsgegevens van klanten opgenomen in een reizigersbestand. De gedetailleerde reisgegevens worden vastgelegd in een ander bestand. Beide bestanden zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag aangemeld onder de aanduiding ‘RET Reizigersbestand’. Deze bestanden zijn van elkaar gescheiden maar soms is koppeling noodzakelijk. De koppeling mag alleen worden uitgevoerd door daartoe geautoriseerde medewerkers van de RET.

Het koppelen van je persoons- en reisgegevens mag alleen in de volgende situaties:

  • Bij het indienen van een restitutieverzoek om de rechtmatigheid van het verzoek te kunnen beoordelen.
  • Wanneer een door de reiziger aangemelde klacht of probleem moet worden onderzocht of opgelost.
  • Wanneer moet worden voldaan aan wet- en regelgeving (vordering van politie en justitie).
  • Wanneer de reiziger hiertoe ondubbelzinnig en schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Verwerking statistische gegevens

RET en de andere OV-bedrijven willen ervoor zorgen dat het openbaar vervoer zo efficiënt en effectief mogelijk is. Daarom hebben wij er belang bij om inzicht te krijgen in reispatronen van reizigers. Dat inzicht is ook belangrijk voor derde partijen, zoals overheden die (openbaar) vervoer als taak hebben en zich inzetten voor de verbetering van de dienstverlening aan reizigers.
Inzicht verkrijgen wij door middel van statistisch onderzoek. De OV-bedrijven hebben afspraken gemaakt in een samenwerkingsovereenkomst over de wijze waarop persoonsgegevens mogen worden gebruikt om dit inzicht te verkrijgen. We noemen dat ook wel de Informatiehuishouding. Het gezamenlijke privacy statement van de OV-bedrijven voor de Informatiehuishouding vind je hier.

Gedragscode

De OV-bedrijven die zijn aangesloten bij de branchevereniging Koninklijk Nederlands Vervoer (KNV), voorheen MOBIS, hebben zich verbonden aan de “Gedragscode verwerking persoonsgegevens OV-chipkaart door OV-bedrijven”.

Jouw persoonsgegevens en je rechten

Je kunt jouw reisgegevens inzien via www.ov-chipkaart.nl.

Je hebt ook recht op inzage, correctie en verwijdering van je persoonsgegevens. Ook kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Als je van je rechten gebruik wilt maken, kan je je verzoek of bezwaar indienen via het contactformulier van  de RET klantenservice. Binnen 4 weken na je verzoek of bezwaar ontvang je een bericht. 

Heb je klachten over de wijze waarop RET met je gegevens is omgegaan, dan kun je dat melden bij de Functionaris Gegevensbescherming van de RET via privacy(at)ret.nl. Kom je er dan nog niet uit, dan kan je een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

RET klantenservice

  • Online via het contactformulier
  • Telefonisch: 0900 - 500 6010 (gebruikelijke belkosten)
  • Schriftelijk: Antwoordnummer 50525, 3050 WB Rotterdam (postzegel niet nodig).
  • Persoonlijk: RET Servicewinkel, Laan op Zuid 2, Rotterdam (station/halte Wilhelminaplein).

Wijzigingen

Er kunnen zich wijzigingen voordoen in het privacybeleid van de betrokken partijen of in de gedragscode. Deze wijzigingen zullen nooit in strijd zijn met de eisen die Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt. De RET raadt je aan regelmatig de laatste versie van de documenten te raadplegen.